La GED, explication :
La GED, ou Gestion Électronique des Documents, permet de centraliser, classer, rechercher et archiver tous les documents de votre entreprise dans un espace unique et sécurisé. Factures fournisseurs, bons de livraison, certificats produits, contrats, documents clients : chaque pièce est indexée automatiquement et reliée à vos opérations métier.
Dans un ERP négoce, la GED devient un véritable outil de pilotage documentaire. Les factures sont reliées aux commandes, les documents fournisseurs aux achats, les certificats aux articles, les pièces commerciales aux clients. Vous retrouvez n’importe quel document en quelques secondes, directement depuis votre ERP, en partant de l’opération concernée.
Les fonctions clés d'un logiciel GED
Capture et indexation
Importez vos documents depuis un scanner, un e-mail ou un mobile. Ils sont indexés automatiquement et deviennent recherchables par mot-clé. Vous lancez une recherche, vous retrouvez la pièce en quelques secondes.
Classement et liaison aux opérations
Chaque document est rattaché à l’élément qui le concerne : commande, facture, fournisseur, client, article. Plus besoin de chercher où ranger quoi, le lien se fait naturellement avec votre gestion.
Accès et droits
Vous décidez qui voit quoi. Les commerciaux accèdent aux documents clients, les acheteurs aux pièces fournisseurs. Chaque accès est tracé.
Archivage et conformité
Vos documents sont archivés de façon sécurisée, avec sauvegarde et journal d’audit. Vous répondez sereinement à un contrôle ou à une demande client, pièces à l’appui.
OCR et automatisation documentaire
Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), votre GED lit automatiquement le contenu de vos documents : factures fournisseurs, bons de livraison, devis, contrats. Les informations utiles sont reconnues puis classées dans votre ERP, sans intervention manuelle.
Concrètement, une facture fournisseur scannée ou reçue par e-mail est lue, ses données sont extraites, et la pièce se rattache à la commande correspondante. Vous réduisez les saisies, vous accélérez le traitement, et vous fiabilisez vos données. Pour un négoce qui traite des centaines de factures par mois, le gain de temps est considérable.
Questions fréquentes
Quelle différence entre une GED et un ERP GED ?
Une GED autonome classe et archive vos documents, mais reste un outil à part. Un ERP GED intègre cette gestion documentaire à votre système global : chaque document est relié à vos commandes, vos factures, vos fournisseurs. Pour le négoce, c’est cette liaison qui fait gagner du temps, car vous retrouvez un document en partant de l’opération, et non l’inverse.
Peut-on connecter la GED à Odoo ?
Oui. La GED s’intègre directement à Odoo pour relier automatiquement vos documents à vos achats, vos ventes et votre comptabilité. Chaque pièce reste accessible depuis l’opération concernée.
Une GED est-elle obligatoire avec la facturation électronique ?
Non, ce n’est pas une obligation en soi. Mais une GED facilite fortement l’archivage, le classement et la traçabilité des factures électroniques imposés par la réforme. Elle vous fait gagner du temps et sécurise votre conformit
La reconnaissance automatique des factures (OCR), comment ça marche ?
L’OCR lit le contenu d’un document scanné ou reçu par e-mail, en extrait les informations clés (fournisseur, montant, date) et les classe automatiquement dans votre ERP. Vous validez, le document se rattache à sa commande. Plus de saisie manuelle.
Quels documents peut-on stocker dans une GED ?
Factures, contrats, bons de commande, bons de livraison, certificats produits, documents clients, pièces comptables ou documents qualité. Tout ce qui circule dans votre activité trouve sa place et reste recherchable
Peut-on retrouver un document rapidement ?
Oui. Grâce à l’indexation et à l’OCR, vous lancez une recherche par mot-clé et retrouvez la pièce en quelques secondes, sans parcourir des dossiers.
